Skąd w świecie prawa projektowanie? Poznajcie legal design

Jesteście teraz w procesie intensywnej nauki – po to przecież, choć nie tylko, studiujecie. A co, jeśli powiem Wam, że czasem warto się czegoś… oduczyć? To nie lada sztuka, a dzisiejsza rzeczywistość, w której dokonuje się tak wiele zmian, niekiedy właśnie tego od nas wymaga. Jeżeli chcecie zagłębić się ze mną w świat legal designu, zapraszam Was do odrzucenia stereotypów o niezrozumiałych i nieempatycznych prawnikach, wykreślenia kilku żargonowych wyrażeń ze swoich słowników i otwarcia się na nowe.

Autorka: Aneta Baranowska – Radczyni prawna z zamiłowaniem do designu i technologii. Certyfikowana Profesjonalistka Legal Design oraz Konsultantka Prostego Języka, organizatorka konferencji legal LUBLINnovation i autorka bloga www.out-law.pl. Pełni funkcję Starszej Specjalistki ds. Bezpieczeństwa Cyfryzacji i AI w Zakładach Farmaceutycznych Polpharma S.A.

Legal design: obcobrzmiący buzzword czy coś praktycznego i uniwersalnego?

Czym tak naprawdę jest legal design? Osobiście lubię posługiwać się polskojęzycznym terminem: projektowanie w świecie prawa. I uważam, że nie ma on jednej, sztywnej definicji. Samo pojęcie jest stosunkowo nowe.

Chociaż już w latach 60. i 70. XX wieku, szczególnie w Stanach Zjednoczonych, można było zauważyć zainteresowanie projektowaniem informacji w bardziej zrozumiały sposób, na rozwój tej dziedziny w obszarze prawa trzeba było jeszcze poczekać.

Profesor Collete R. Brunshwig z Uniwersytetu w Zurychu użyła pojęcia „legal design” w swojej pracy na temat wizualizacji norm prawnych w 2001 roku[1]. Ale tak naprawdę dopiero po wydarzeniu „Legal Design Jam” zorganizowanym w 2013 roku przez Margaret Hagan, Stefanię Passerę i Helenę Haapio na Uniwersytecie Stanforda w Kalifornii, to pojęcie poszerzyło swój zasięg.

Na legal design możemy patrzeć z (co najmniej) dwóch perspektyw. Pierwsza to spojrzenie na koncepcję, ideę, interdyscyplinarne podejście, które otwiera świat prawa na metody i techniki znane ze świata projektowania. Dzięki ich zastosowaniu prawo staje się bardziej zorientowane na człowieka, a w efekcie zrozumiałe, dostępne i przyjazne w odbiorze. Tak interpretowany legal design może pomóc w tworzeniu bardziej przejrzystych umów i innych dokumentów prawniczych, a także usprawnić prowadzenie procesów sądowych i zwiększać dostęp do prawa.

Jeżeli ta idea wydaje nam się zbyt ogólna lub mglista, możemy spojrzeć na legal design od strony praktycznej. Innymi słowy, dostrzec w nim zestaw narzędzi pomagających nam lepiej dostosować prawniczą pracę do potrzeb osób, dla których ją wykonujemy – naszych odbiorców, klientów. Takimi narzędziami są choćby prosty język czy ilustrowanie treści za pomocą elementów wizualnych: ikon, grafik czy schematów.

Jedno jest pewne – najważniejszy aspekt legal designu to skoncentrowanie się na osobach, którym dedykujemy naszą pracę; na ich potrzebach i możliwościach.

A kto jest odbiorcą, użytkownikiem treści prawnych czy – mówiąc kolokwialnie – prawa?

Jesteśmy nimi wszyscy. Jako pracownicy i zleceniobiorcy. Jako przedsiębiorcy i pracodawcy. Jako użytkownicy platform internetowych. Odnosi się to do rozmaitych sytuacji prywatnych i zawodowych.

Prawo wiele od nas wymaga. Nie dziwi więc, że przede wszystkim z tym nam się kojarzy – z obowiązkiem, nakazem, zasadą, a często także karą za niewłaściwe postępowanie. W tym miejscu warto zadać sobie zgoła kluczowe pytanie: Jak mamy owego prawa przestrzegać, jeśli tak naprawdę go nie rozumiemy?

Czas zatem na zmianę optyki. Bo nie tylko prawo stawia przed nami pewne wymagania. My też mamy prawo od prawa wymagać.

Zasada 4xK

A czego konkretnie?

Do udzielenia odpowiedzi na to pytanie zainspirowała mnie zupełnie nieprawnicza lektura. „Szałas na hałas”[2] autorstwa doktor Joanny Jurgi to rzecz o tworzeniu za pomocą zmysłów poczucia bezpieczeństwa w domu, przestrzeni i Kosmosie. Choć książka ta z pozoru nie porusza kwestii prawniczych, odnalazłam w niej mnóstwo inspiracji związanych z tym, co najbardziej mnie fascynuje – projektowaniem w świecie prawa. Bo przecież prawo również powinno służyć zapewnieniu bezpieczeństwa i dobrostanu jego odbiorcom.

Najsilniej przemówiła do mnie koncepcja 4xC, o której wspomina Joanna Jurga:

Cicho, ciepło, ciasno, ciemno.

Te cztery cechy opisują przestrzenie, w których czujemy się bezpiecznie i komfortowo – jak w pierwszym środowisku, jakie znamy, czyli łonie matki.

Zaczęłam się zastanawiać, czy podobnie prostymi słowami można opisać nasze oczekiwania wobec prawa i jego „produktów” – ustaw, umów, regulaminów? Myślę, że tak. Wyobrażam to sobie jako cztery słowa na literę K[3].

(1) Kompatybilnie

Prawo musi być dostosowane do osoby, dla której jest tworzone, a więc winno uwzględniać jej perspektywę, potrzeby i możliwości. To wymaga empatii i koncentracji na tym, dla kogo pracujemy. Bez tego trudno mówić o prawdziwej zgodności między odbiorcą a tym, co mu oferujemy.

(2) Klarownie

Treści prawne, takie jak dokumenty czy umowy, powinny być jasne i przejrzyste. Odbiorcy nie potrzebują nadmiaru skomplikowanego żargonu, zawiłej składni ani ozdobników, które utrudniają zrozumienie. Czysta komunikacja to podstawa, by prawo mogło naprawdę służyć ludziom.

(3) Konkretnie

Mój licealny nauczyciel historii często pisał na marginesach „H2O”, ganiąc nas za rozwlekłe prace bez prawdziwej treści. Podobna zasada powinna obowiązywać w prawie: żadnego wodolejstwa. Dokumenty prawnicze muszą być precyzyjne, pozbawione zbędnych słów, by unikać dwuznaczności i niepotrzebnych komplikacji.

(4) Kierunkowo

Osoby korzystające z usług prawnych oczekują jasnych wskazówek, które pomogą im podjąć decyzje lub zrozumieć, jakie działania są wymagane. Prawo powinno być przewodnikiem, nie labiryntem – ma dostarczać konkretnych odpowiedzi i jasno wyznaczać dalsze kroki.

Chciałabym, żeby te cztery słowa na K były drogowskazami również dla Was, osób, które właśnie zaczynają wytyczać swoje ścieżki w prawniczym świecie i mają szansę nie tylko „wprowadzać” zmiany, lecz – jak lubię to określać – „być zmianą”.

Rozmowa i otwartość, czyli o empatii słów kilka.

Nie będziemy jednak mogli zastosować tej zasady, jeżeli w naszym działaniu zabraknie pewnego kluczowego elementu: empatii.

Empatia to fundamentalna umiejętność, która stanowi niezbędny element procesu projektowania – także w świecie prawa[4]. W procesie zwanym design thinking, stosowanym od lat w niezliczonych branżach, z którego czerpie także legal design, cała pierwsza faza procesu bywa nazywana właśnie „empatią” lub „empatyzowaniem”. O co w tym chodzi?

Po pierwsze, o zmianę swojego nastawienia. Jako prawnicy, zwykle jesteśmy przyzwyczajeni do tego, aby działać z pozycji autorytetu i być przygotowanym na natychmiastowe podanie perfekcyjnych rozwiązań. Rzadko pozwalamy sobie powiedzieć „nie wiem” i spróbować najpierw dotrzeć do prawdziwego sedna problemu. Warto to zmienić, zachowując otwartość i ciekawość.

Po drugie, chodzi o to, z jakich narzędzi możemy skorzystać, aby poznać problemy i potrzeby osób, które powierzają nam swoje prawne wyzwania. Najprostszym z nich jest… rozmowa, w której powinniśmy być przede wszystkim aktywnymi, uważnymi słuchaczami i obserwatorami. Zagłębiając się w proces projektowania, poznacie ich jednak znacznie więcej – są to m.in. wywiady, ankiety, budowanie person, czy tworzenie map empatii. Wszystko to pomaga nam zająć się realnym problemem i rozpocząć drogę do najlepszego rozwiązania.

Gdy terminy gonią, a zadań jest mnóstwo, pominięcie tej pierwszej fazy wydaje się kuszące, zwłaszcza, że z pozoru nie daje ona „namacalnych” efektów. Pójście na skróty potrafi się jednak zemścić. Bo kiedy po przedstawieniu perfekcyjnego (w swojej ocenie) rozwiązania, okazuje się ono niezrozumiałe lub niedopasowane do grupy odbiorców i pracę trzeba zaczynać od początku, można się o tym bardzo boleśnie przekonać.

Prosty nie znaczy prostacki, a estetyczny nie znaczy pozbawiony treści.

Na koniec obalmy jeszcze dwa najpopularniejsze mity krążące wokół legal designu.

Pierwszy z nich dotyczy stosowania w pismach i umowach zasad prostego języka. Choć legal design nie sprowadza się wyłącznie do tego, językowa prostota stanowi prawdziwą „supermoc”, z której korzystamy, aby nasze usługi prawne były bardziej przejrzyste i zrozumiałe dla odbiorcy. Pozbywamy się żargonu prawniczego tam, gdzie jest on niepotrzebny, żegnamy barok, zamieniając „iż” na „że” i rezygnujemy z nadmiernego używania strony biernej w zdaniach. To oczywiście tylko kilka przykładów stosowania zasad prostego języka. Wciąż jednak panuje błędne przekonanie, że coś, co jest prostsze, jest mniej precyzyjne i że upraszczając, możemy narazić na szwank jakość naszej pracy. Nic bardziej mylnego. Dopiero wtedy, gdy jesteśmy w stanie wytłumaczyć coś naprawdę prosto i klarownie, bez zbędnych ozdobników, możemy być pewni, że wiemy o czym mówimy i że jesteśmy w stanie udzielić naszemu klientowi konkretnych wskazówek. I to takich, z których realnie będzie mógł skorzystać, bez rozwiązywania językowych łamigłówek albo pomocy… kolejnego specjalisty.

Drugi mit głosi, że design to tylko ładne opakowanie, a legal design polega na dodawaniu do poważnych prawniczych tekstów ikonek, kolorków i kształcików. To nie tylko błędne, ale też bardzo krzywdzące przekonanie. Za odpowiednią, spójną warstwą wizualną, np. dokumentu, stoi ogrom pracy polegającej na zbadaniu, w jaki sposób wygląd i estetyka mogą służyć użytkownikowi w lepszym odbiorze i zrozumieniu, a także tworzeniu jego prototypowych wersji i kolejnych testów. Dobry design ułatwia nawigację po dokumencie, odnalezienie istotnych informacji w szybki i efektywny sposób oraz zapamiętanie tego, co najważniejsze. Jak pisze Paul Rylance –

Układ pisma lub innego dokumentu jest ważny – i to autor jest za niego w pełni odpowiedzialny. (…) Wygląd pisma, niezależnie od tego czy jest to pismo, notatka, umowa, testament czy inny dokument sporządzany przez prawnika, może znacząco wpłynąć na entuzjazm odbiorców, na możliwość otrzymania przez ich jasnego i jednoznacznego przekazu oraz na wrażenie, jakie robisz w imieniu swoim i swojej kancelarii.

Pamiętajmy o tym i nie spłycajmy procesu projektowania do „prostactwa” i „kolorowania”.

Apetyt na więcej?

Legal design to tak interesująca i szybko rozwijająca się dziedzina, że nie sposób opisać ją w jednym artykule. Mam nadzieję, że to, co przeczytaliście, zachęci Was do dalszych poszukiwań i eksplorowania nowych ścieżek. Jako prawnicy nie pracujemy po to, aby tworzyć dla innych prawników – w centrum naszych zainteresowań musi znajdować się osoba, która przychodzi do nas po pomoc. I to jest właśnie sercem projektowania w świecie prawa.

Zachęcam Was do sięgnięcia do kolejnych materiałów[6], udziału w wydarzeniach[7], kwestionowania tego, co zastajecie w świecie prawa i odwagi do zmian. A jeśli tylko macie ochotę – do wspólnej wymiany doświadczeń[8].

 

[1] Visualisierung von Rechtsnormen: Legal Design. Zurich: Schulthess, 2001.

[2] Joanna Jurga, „Szałas na hałas”, Wydawnictwo Nieśpieszne, Wydanie pierwsze, Kraków 2022

[3] Szerzej o tym w moim poście na blogu: https://out-law.pl/poczucie-bezpieczenstwa-w-prawie/

[4] Astrid Kolhmeier, Meera Klemola, „The Legal Design Book”, 2021, s. 113.

[5] Paul Rylance „Legal writing & drafting” w tłumaczeniu Jana Kaczmarczyka, Wydawnictwo C.H. Beck Sp. z o.o. 2022, str. 11.

[6] Jak fantastyczna darmowa baza wiedzy: https://legaldesignsandbox.com

[7] Jak konferencja, którą organizuję w Lublinie – www.lublinnovation.com, https://www.linkedin.com/company/lublinnovation/?viewAsMember=true

[8] Zapraszam do kontaktu na LinkedIn: www.linkedin.com/in/aneta-baranowska-out-law